În mediul complex al instituțiilor publice, gestionarea eficientă a documentelor este esențială pentru funcționarea fluentă și transparentă a proceselor administrative. Cu toate acestea, volumul mare de documente, procedurile rigide și cerințele stricte de conformitate pot crea dificultăți în administrarea eficientă a informațiilor.
Prosoft++ este principalul furnizor de soluții software care oferă instrumente avansate de gestionare a documentelor, cu un accent deosebit pe nevoile și cerințele specific ale sectorului public.
Care este contribuția Prosoft++ ?
Fondată în 1994, ProSoft++ este un pionier în furnizarea de soluții software adaptate instituțiilor publice. Instrumentele și capabilitățile avansate oferite de Microsoft SQL Server, Visual Studio, Telerik DevOps au contribuit la specializarea în proiectarea și dezvoltarea de soluții eficiente și flexibile.
Aceste soluții vin cu o serie de avantaje și caracteristici care îmbunătățesc semnificativ procesele de lucru și eficiența în cadrul organizațiilor publice.
Automatizarea proceselor și reducerea dependenței de documentele fizice conduc la economii semnificative de costuri asociate cu stocarea și gestionarea documentelor.
Ce este FileDoc?
FileDoc este o soluție inovatoare de gestionare a documentelor concepută special pentru instituțiile publice. Cu o serie de caracteristici avansate și o interfață prietenoasă, FileDoc oferă varianta completă pentru gestionarea eficientă a documentelor în cadrul organizațiilor guvernamentale și administrative.
Este disponibilă pentru funcționalități în:
- Registratură
- Circulație a documentelor
- Arhivare
- Evidență și gestionare a ciclurilor de viață și de atribuire a documentelor din procesele de lucru
Gestionarea documentelor contribuie decisiv la performanța unei companii și reflectă organizarea sa internă. Existența unor cantități mari de informații de procesat, fie intern, fie extern, crește probabilitatea pierderii documentelor și sporește dificultatea de a le accesa rapid, de a le localiza și de a controla în mod adecvat fluxurile de informații.
Cum te poate ajuta FileDoc?
FileDoc îți permite să capturezi, indexezi, procesezi și utilizezi informațiile existente în întreaga organizație. Echipele de lucru devin mai agile și mai eficiente, deoarece fluxurile de lucru sunt dematerializate și automatizate, iar datele tale sunt protejate într-un arhivă securizată și centralizată. Utilizând soluții digitale pentru gestionarea documentelor și a proceselor, organizațiile pot îmbunătăți aceste procese, ceea ce duce la o creștere semnificativă a productivității.
DEMATERIALIZARE
Transformarea documentelor și a fluxurilor de lucru din format fizic în format digital, cu procese automatizate.
STANDARDIZARE
Standardizarea proceselor urmând întotdeauna aceleași proceduri, astfel încât toate documentele companiei să fie standardizate și clasificate în funcție de tip și de sursa entității.
INTELIGENȚĂ ARTIFICIALĂ
Utilizarea algoritmilor și a modelelor de învățare pentru a efectua analize complexe pe volume mari de date, identificând tipare, tendințe și informații valoroase pentru afacerea ta.
FLUX DE LUCRU
Definirea diferitelor etape prin care trece un document, inclusiv publicarea, aprobarea, distribuția, semnătura și circulația sau arhivarea, făcând posibilă controlarea termenelor și a diferitelor părți implicate.
CĂUTARE
Un browser capabil să caute documente după conținut sau atribute, permițând astfel urmărirea și disponibilitatea oricărui document, acolo unde și când este necesar.
REDUCEREA COSTURILOR
Îndreptat spre creșterea productivității, FileDoc contribuie la economii de timp în căutarea, distribuția și gestionarea documentelor. În plus, economiile se realizează prin reducerea costurilor de imprimare și a utilizării spațiului de stocare, optimizând astfel performanța operațională.
Ce folosește FileDoc?
INTELIGENȚĂ ARTIFICIALĂ
Inteligența artificială (IA) are multiple utilizări atunci când este aplicată în software-ul de gestionare a documentelor și a fluxurilor de lucru, cum ar fi:
- Clasificare și indexare automată
- Recunoașterea tiparelor și anomaliilor, ajutând la detectarea erorilor sau a fraudelor
- Automatizarea sarcinilor repetitive, cu valoare adăugată scăzută
- Analiza fluxurilor de lucru existente și identificarea oportunităților de îmbunătățire
- Pe baza tiparelor de utilizare și a preferințelor utilizatorilor, IA poate personaliza experiența utilizatorului și poate recomanda documente relevante sau acțiuni de întreprins.
RAPOARTE ȘI INDICATORI CHEIE
Baza FileDoc include un grup de rapoarte care permit administratorilor să obțină indicatori cheie din sistem. Acești indicatori se referă la documente, procese, circulații, fluxuri de lucru, sarcini, perioade de păstrare fizică și digitalizare. Atributele disponibile în FileDoc, conform criteriilor clientului, permit personalizarea datelor care urmează să fie obținute.
INTEGRAREA CU ALTE APLICAȚII
Software-ul FileDoc oferă un set de interfețe bazate pe servicii web, care permit integrarea FileDoc cu o mare varietate de sisteme. Acest lucru face posibilă pentru orice aplicație terță parte instanțierea acestor servicii web și citirea sau scrierea de informații în baza de date FileDoc. De exemplu, avem integrarea ERP, eliminând erorile și reducând timpul petrecut pe sarcini manuale care nu generează valoare pentru afacerea ta.
APLICAȚII FILEDOC
Documentele sau cazurile în așteptare se pot verifica și căuta de pe orice dispozitiv mobil. Munca echipei tale poate avea loc în afara facilităților și limitărilor unui birou tradițional. Prin adoptarea flexibilității inerente dispozitivelor mobile, angajații pot iniția un flux de lucru: fac o fotografie a unui document și încep un nou proces. Disponibil pentru sistemele de operare IOS sau Android.
Cui se adresează?
FileDoc este ideal pentru grupurile de companii care doresc să gestioneze informațiile filialelor într-un mod corporativ, oferind suport pentru regimul multi-companie. Aceasta permite o abordare integrată, păstrând totodată individualitatea documentelor și proceselor fiecărei companii.
De asemenea, FileDoc rezolvă problema interacțiunii cu alte organizații, unde rematerializarea documentelor devine necesară atunci când informațiile sunt transmise electronic. Acest proces, care nu permite controlul online, reduce eficiența și crește timpul de răspuns și costurile. FileDoc facilitează conectarea între diferite organizații, răspunzând astfel acestei nevoi.
Cum primești acces?
Accesul la sistem se face prin browser web, indiferent de locația fizică a utilizatorului. Autentificarea se realizează prin login și parolă sau prin integrarea cu directorul activ al rețelei folosind conceptul de „single sign on”.
Accesul la documente sau fișiere/procese este controlat printr-un concept detaliat de permisiuni, care constă în definirea grupurilor funcționale, pozițiilor și profilurilor. Acest concept asigură că angajații, departamentele, auditorii, furnizorii etc. au acces doar la documentele corespunzătoare nivelului lor de autorizare.
Câmpurile care conțin meta-datele documentului sau dosarului/procesului sunt, de asemenea, controlate printr-un sistem de permisiuni.
Funcționalitățile „log” permit analizarea cine a accesat sau modificat un document sau dosar și de către cine a fost distribuit. Conceptul de document confidențial înseamnă că un anumit document poate fi vizualizat doar de către expeditorul și destinatarul său.
Care sunt instituțiile care pot beneficia de FileDoc?
FileDoc de la ProSoft++ reprezintă o soluție completă și eficientă pentru managementul documentelor, contribuind la optimizarea proceselor administrative și la îmbunătățirea eficienței în cadrul acestora.
1. Instituții guvernamentale și administrative:
FileDoc este ideal pentru instituțiile guvernamentale și administrative care gestionează o cantitate mare de documente și informații.
2. Organizații non-guvernamentale și asociații
Organizațiile non-guvernamentale și asociațiile pot beneficia și ele de soluția FileDoc pentru gestionarea eficientă a documentelor și informațiilor. Platforma facilitează colaborarea între membrii organizației, precum și gestionarea eficientă a proiectelor și a resurselor.
3. Instituții educaționale și de cercetare
Școlile, universitățile și instituțiile de cercetare pot utiliza FileDoc pentru a gestiona și organiza documentele academice, planurile de învățământ, proiectele de cercetare și alte resurse importante. Astfel, va îmbunătăți accesul la informații și colaborarea între cadrele didactice și studenți.
Prosoft++ este distribuitorul oficial Filedoc în România, acordând o importanță majoră tuturor partenerilor de peste trei decenii. Prin implementarea unei soluții avansate de management al documentelor, aceștia au posibilitatea să-și optimizeze fluxurile de lucru, să-și asigure conformitatea cu reglementările legale și să-și îmbunătățească serviciile oferite cetățenilor.
Pentru mai multe detalii și găsirea unor soluții personalizate, echipa de specialiști de la Prosoft++ vă stă la dispoziție, prin completarea formularului de contact disponibil pe site.Partea superioară a formularului
